用老板私人微信给工人发工资，税务为什么不认这笔成本？

前几天跟一位做物流的劳务同行聊天，他讲了件自己刚经历的事。

他手下的工人主要在仓里做分拣、装卸，旺季一来人多，干完就走的临时工占了大半。工资这些年一直是他用自己的私人微信一笔一笔转过去的，图的是快、方便，工人也认。年底做账，这些转账记录就当人工成本记进去。前前后后，转了将近200万。

后来被税务查到了。税务的意思很明确：这些微信转账，不能作为发工资的凭证，这200万的成本不认。接下来就要补工人的个税，可工人早散了，一个都找不回来。据他说，最后是他自己掏了四五万，才把事情了结。他觉得挺冤：钱确实发了，工人确实干了活，怎么就不算了？

问题不在钱发没发，在于转账记录只能证明”钱转出去了”，证明不了”这是公司付给这个人的工资”。而且说句实在话，他掏的四五万还算轻的。如果这200万的成本彻底认不回来，要补的就不是个税，是企业所得税，那是十万到几十万的量级。

下面把这件事背后的几份文件一条条拆开。

一、转账记录能证明什么，不能证明什么

国家税务总局2018年发布的《企业所得税税前扣除凭证管理办法》（2018年第28号公告），第十条有这么一句：

企业在境内发生的支出项目不属于应税项目的，对方为单位的，以对方开具的发票以外的其他外部凭证作为税前扣除凭证；对方为个人的，以内部凭证作为税前扣除凭证。

翻成白话：发工资不用工人给你开发票，但你得拿出公司自己做的凭证来证明这笔支出，也就是工资表、考勤或出勤记录、用工记录这一类。转账记录只是付款的痕迹，它是配角，不是主角。

拿这条去对照这位同行的账，他手里最硬的就是一摞微信转账记录。一笔工资要让税务认，通常要能对上三样东西：

• 工资表。 哪个工人、哪个月、干了多少天、该发多少，一张表能对上。
• 用工记录。 工人是谁、身份证号多少、在哪个仓干的活，账上有据可查。
• 从公司付出去。 他的钱是从老板私人微信出去的。 税务看到的是”老板个人给一群人转了钱”，这笔钱跟公司是什么关系，账上要先说清楚。公司账户直接付出去的工资，这一步本来是不用解释的。

转账记录单独拿出来，哪一样都证明不了。税务没法确认这200万是公司的人工成本，这个结论其实不意外。

二、工资要进成本，还差一个条件：个税

就算工资表、用工记录都补齐了，还有一道坎。

国家税务总局《关于企业工资薪金及职工福利费扣除问题的通知》（国税函〔2009〕3号）列了”合理工资薪金”的几个条件，其中一条是：

企业对实际发放的工资薪金，已依法履行了代扣代缴个人所得税义务。

意思是，你说这是工资，那你给工人报过个税没有？没报过，“这是工资”这句话在税务那里就站不太住。

临时工能不能按工资进成本？能。国家税务总局2012年第15号公告第一条写得清楚：企业雇用季节工、临时工实际发生的费用，属于工资薪金支出的，准予在企业所得税前扣除。所以问题不在”临时工”这个身份，而在材料和个税没跟上。

很多劳务老板的误区就在这里：觉得工人是临时的、钱是小额的、干完就走，报不报个税无所谓。其实报个税这件事，按月给每个发过钱的工人按工资薪金申报一遍，很多人月收入够不到5000元的减除费用标准，一分钱税都不用交。它真正的作用是给”这是工资”留一个官方记录。省掉这一步，省的是一点申报的工夫，丢的是整笔工资的成本资格。

三、成本不认，账是怎么算的

回到那200万。成本不认，摆在老板面前的大致是两条路。

第一条，成本彻底认不回来。 这200万从成本里剔掉，等于利润凭空多了200万，要按这个数补企业所得税。企业所得税的基本税率是25%，200万对应的就是50万左右；就算公司符合小型微利企业条件、实际税负按5%算，也要10万上下。另外，《税收征收管理法》第三十二条规定，欠缴的税款从滞纳之日起按日加收万分之五的滞纳金，一年下来接近18%，拖得越久越多。

第二条，把材料和个税补上，争取让成本被认回来。 整理出能对上的工资明细和工人信息，把该报的个税补报上。这条路花的钱要少得多，但前提是你还拿得出那些材料、找得到那些人。

这位同行最后掏四五万了结，跟第一条路的十万到五十万比，已经算轻的了。

四、个税本该工人交，为什么最后是老板掏

很多人会问：个税是工人的税，凭什么老板来出？

从法律上讲，欠税的确实是工人。《税收征收管理法》第六十九条：

扣缴义务人应扣未扣、应收而不收税款的，由税务机关向纳税人追缴税款，对扣缴义务人处应扣未扣、应收未收税款百分之五十以上三倍以下的罚款。

这句话分两半。前一半，税款本身向工人追；后一半，公司作为”扣缴义务人”，该扣没扣，要被罚应扣税款的50%到3倍。

难就难在前一半落不了地。物流仓里的临时工，旺季来、淡季走，很多人连联系方式都换了，税务找不到，老板更找不到。事情要了结，钱最后只能从老板这里出。所以这笔账落到实处，往往是工人的税老板垫；而罚款那一半，法条写的本来就是公司。两头最后都落在老板身上。

五、现在就能做的几件事

用私人微信、个人账户给工人发工资，在劳务这行很普遍。如果你现在也是这么发的，下面几件事越早做越好：

1. 每个工人留一份身份信息。 姓名、身份证号、手机号，入场时就登记，别等发钱时才想起来。
2. 每个月出一张工资表。 谁、在哪个项目、干了几天、计件多少、实发多少，跟考勤对得上。
3. 工资从公司账户发，别走老板个人账户。 公司钱进老板个人账户再转给工人，中间这一段最难解释。
4. 按月给发过钱的工人报个税。 发了钱就报，哪怕税额是零。这一步是”这是工资”的官方记录。
5. 已经用私人微信发过的，先把能补的材料整理出来。 转账记录、工人名单、当时的考勤和计件单，能找到的现在就归档。28号公告第十五条规定，被税务告知凭证有问题后，企业要在60天内补齐材料，到那时再去翻几年前的记录往往来不及。具体怎么补、要不要补报个税，找专业财税人员评估。

这位同行的钱一分没少发，工人的活一天没少干，最后吃亏在没留下一张能对上的表。

本文引用的法规原文来自国家税务总局政策法规库公开发布的文件；文中案例已做匿名处理，金额为当事人口述。具体处理以主管税务机关口径为准，本文不构成税务意见，涉及具体业务请咨询专业财税人员。